Gestor (a) Documental - VP Recursos Humanos (Bogotá)

Objetivo: Garantizar el completo control, organización y clasificación de los documentos, todo por medio de un seguimiento y análisis constante tanto de la estructura organizacional y las prioridades desde la utilidad informativa de cada archivo creado o recibido.

Requisitos:

• Estudios profesionales culminados en bibliotecología, áreas administrativas o afines.
• 1 año de experiencia en gestión documental, digitalización y archivo. Servicio al cliente.
• Fuertes conocimientos en normatividad de gestión documental, políticas de gestión documental, plan documental, tabla de retención documental (TRD), acuerdos de servicio.
• Excel Intermedio y Power BI (deseable)

Responsabilidades:

• Recibir, revisar, clasificar, actualizar y controlar los documentos físicos recibidos en el área.
• Organizar, conservar y archivar los documentos de acuerdo con su ciclo vital y normatividad de la organización
• Facilitar el servicio a los clientes internos y externos de acuerdo con las políticas de la organización mediante la herramienta de gestión documental.
• Digitalizar en la herramienta de gestión documental OnBase la información de la compañía Garantizando la inmediatez de consulta y acceso a la información.
• Establecer y gestionar políticas para la creación y administración de los documentos (PGD)
• Asesorar a los programas, proyectos y áreas sobre los servicios de gestión documental.
• Consolidar y hacer seguimiento a los indicadores (Internos y externos) y resultados de la gestión del área asignada.
• Establecer y hacer seguimiento al cumplimiento de los acuerdos de niveles de servicio.
• Llevar a cabo programa de eliminación final para los documentos que cumplen su tiempo de custodia.
• Garantizar, proponer y desarrollar la digitalización de documentos desde su origen alineado con las iniciativas de Paperless.
• Realizar la recepción de correspondencia interna y externa que se maneja en la compañía y administrarla en las herramientas dispuestas, de acuerdo con el procedimiento interno de correspondencia.